שני, 31 ינואר 2011 00:00

שימוש ב"מודול הטפסים" לשימור ארכיונים דיגיטליים

1

11
התמונות מארכיון האוניברסיטה

רישום והכנסת תמונות חדשות למערכת "המרכז למדיה דיגיטלית" של הספריה על ידי יחידות מחוץ לספריה, מתאפשר על ידי השימוש במודול טפסים מיוחד במערכת.

111

שיטה ייחודית זאת מיושמת תוך שיתוף פעולה הדוק בין שתי יחידות אוניברסיטאיות: הספריה המנהלת את המערכת, ויחידה אחרת, חיצונית לספריה, המעוניינת להציג את התמונות/מסמכים שלה באמצעות פלטפורמה זו.
נכון לכתיבת שורות אלו אנו עובדים בשיתוף פעולה עם מספר יחידות: ארכיון האוניברסיטה והיחידה לקשרי חוץ ופיתוח משאבים וכן הארכיון הדרוזי במרכז היהודי ערבי. העבודה משלבת שני צוותי עבודה: צוות ספרנים אשר הכין את תשתית העבודה על פי סטנדרטיים ספרניים וצוות לא ספרני אשר משלב את הפריטים בהתאם לתשתית שהוכנה.

תהליך העבודה כולל מספר שלבים עיקריים:
תיאום ציפיות ותכנון הטפסים: לאחר קיום מספר פגישות בין שני הצוותים והבנת החומרים נדרשים לטיפול ותצוגה, נבנה תרשים נושאי של הארכיון הדיגטלי העתיד לקום.

פיתוח ובניית הטפסים: עבודה רבה הושקעה מצד הספריה בבניית הטפסים, שהם למעשה רשומות מטאדטה משוכללות, המאפשרות תאור מילולי כמה שיותר מדויק של התמונות במינימום התערבות של הצוות המעביר את התמונות למערכת.
המטרה הייתה יצירת טפסים מספיק גמישים מחד, כדי לאפשר תיאור נכון ומפורט של התמונות, ומאידך קבועים ואף נוקשים על מנת לא לגרום להתלבטות בבחירת נושאים ושדות מטאדטה הנחוצים לפעילות המערכת. אלה למעשה תבניות ליציקת התוכן.
סריקת התמונות ומילוי הטפסים ע"י היחידה (הצוות הלא ספרני) : מסמכי הוראות עבודה מדויקים (כולל הגדרות סריקה) נכתבו ונמסרו ליחידות המכניסות את התמונות.
בדיקת הטפסים (ותיקונם במידת הצורך) והתמונות, ואישורם תוך כדי שחרורם לצפייה במערכת ה"מרכז למדיה דיגיטלית".

הכנת מערכת "המרכז למדיה דיגיטלית" לקליטת התמונות, על פי התרשים הנושאי שנקבע בתחילת התהליך.

דוגמאות:

ארכיון האוניברסיטה והיחידה לקשרי חוץ ופיתוח משאבים

הארכיון הדרוזי במדור הדרוזי במרכז היהודי ערבי באוניברסיטה

red_bullet.jpg הכנת הסקירה: פלורה הראלי